SamAqua

Tak for en givende dag om udbud

Den 23. september 2015 afviklede SamAqua i samarbejde med vores ejere en konference om udbudsprocessen målrettet eksisterende og potentielle leverandører. Godt 100 personer deltog aktivt i programmet – på tværs af fagområder og størrelsen på de selskaber, der var repræsenteret.

Udbudsprocessen er rammen

Indkøbschef Charlotte Hardam satte rammen for dagen og præsenterede SamAquas struktur med flere ejere, hvilket giver større volumen i stadigt mere komplekse udbud. Den fælles Indkøbsfunktion betyder mere ensartede og gennemskuelige udbudsprocesser, hvilket er en fordel både for forsyningsselskaberne og leverandørerne.

Sammen med advokat Kurt Bardeleben gennemgik Charlotte Hardam udbudsprocessen, hvor deltagerne kom med relevante spørgsmål til fx:

habilitet, hvis en leverandør får mulighed for at påvirke et udbud via dialogmøder;
detaljer i udbud, der kan menes at give nogle leverandører strategiske fordele frem for andre;
formalia i form af tidsfrisker, økonomi etc., hvor der ikke er plads til fortolkning, skal overholdes;
tildelingskriterier kan være andet og mere end pris;

Kurt Bardelebens opfordring var, at leverandører bør læse og følge udbuddet grundigt og svare herpå – og begrænse overflødig tekst og snik-snak. Skulle man være decideret uenig i fx tildelingskriterier og krævede formalia, bør man søge indflydelse via indkøbskontoret eller de enkelte selskaber.

Stigende krav fra myndigheder – og hjælp hertil i IT-systemer

Gennem paneldebat og oplæg viste indkøbs- og udbudskonsulenterne Dorthe Dolleris Petersen og Majken Rasmussen eksempler på leverandører, der har oplevet at påvirke udbud tidligt i processen via dialogmøder og at justeringer i lovgivningen bl.a. betyder stigende krav til sociale klausuler, lærlingekrav og øget kædeansvar i vores udbud.

SamAqua har valgt at håndtere kravene i et sæt af IT-systemer, der giver overblik og analysemuligheder indadtil og som forenkler processen for leverandører udadtil. Comcare og Mercell præsenterede deres respektive værktøjer sammen med hhv. e-handelsassistent Katja Faber og indkøbs- og udbudskonsulent Christina From-Nielsen. Begge steder fik vi brugbar feedback, som vi følger op på med systemleverandørerne.

Alt i alt betragter vi dagen som en succes, hvor spørgelysten og den meget brede interesse og opbakning peger på flere arrangementer i fremtiden.

Tak for deltagelsen!

Henrik Werchmeister, direktør
Charlotte Hardam, indkøbschef

Program

Tid	Indhold
9.00	Ankomst Registrering og morgenbrød
9.30	Velkomst v/ Henrik Werchmeister, direktør, SamAqua
9.40	Hvilken rolle har SamAqua Indkøb? v/ Charlotte Hardam, indkøbschef, SamAqua
10.05	Hvordan bruger vi dialogmøder? v/ Dorthe Dolleris Petersen, indkøbs- og udbudskonsulent, SamAqua
10.35	Pause Tid til at besøge træfpunkter*
10.50	Regler for konkurrenceudsættelse Oplæg og paneldebat mellem advokat og partner i LETT Kurt Bardeleben og Charlotte Hardam. Kurt Bardeleben har med tilpas glimt i øjet et par gode bud på, hvordan erhvervslivet kan samarbejde med "udbudsfundamentalisterne" i de offentlige indkøbskontorer. Samtidig har Charlotte Hardam ambitioner om at komme fra paragrafjunglens forvirrende mørke til gennemskuelige udbud præget af dialog.
11.50	Sociale klausuler og lærlingekrav v/ Majken Rasmussen, indkøbs- og udbudskonsulent, SamAqua Samfundsansvar i SamAquas udbud SamAquas kontrakter rummer altid et minimumsniveau af krav til miljø og menneskerettigheder – eksempelvis ILO-konventionerne. Herudover ønsker vi at komme social dumping til livs og har derfor indgået samarbejde med Kontrolenheden i Odense Kommune. Kontrolenheden arbejder for at sikre, at leverandører overholder arbejdsklausulen, der stiller krav til leverandører om at overholde danske løn- og arbejdsvilkår. I visse kontrakter er der også krav om at leverandøren skal beskæftige praktikanter/lærlinge, her har vi samarbejde med Syddansk Erhvervsskole, som kan gøre brug af de tilbudte pladser. I dette indlæg uddyber vi, hvordan det foregår i praksis.
12.30	Frokost Tid til at besøge træfpunkter*
13.30	Vælg mellem to spor: Comcare: v/ Katja Faber, e-handelsassistent, SamAqua samt Thomas Meijer, supportchef og Heidi Aarestrup, projektleder ved Comcare. Elektronisk handel er i dag ikke til at overse, og besparelserne ved at skifte til elektroniske indkøb er meget synlige. Dette kræver selvfølgelig et samarbejde med kontraktleverandøren. Comcare viser, hvad en leverandør skal udarbejde inden kontraktstart. Mercell: v/ Christina From-Nielsen, indkøbs- og udbudskonsulent, SamAqua og Kenneth Jensen, salgs- og personalechef, Mercell SamAqua udbyder alle kontrakter via Mercells udbudsværktøj. Dette giver et samlet overblik og bidrager til at minimere transaktionsomkostningerne i udbudsprocessen. Som leverandører sikres I en fuldt ud gennemsigtig proces med fokus på ligebehandling.
14.15	Pause Tid til at besøge træfpunkter*
14.45	Konsortiedannelse v/ Charlotte Hardam, indkøbschef Kurt Bardeleben, advokat og Casper Helbo-Nielsen, adm. direktør i Processio Her vil blive introduceret i forskellige samarbejdsformer og givet gode råd til, hvordan man finder samarbejdspartnere samt hvad man skal være opmærksom på i den forbindelse. Hvordan deltager du smartest i enten kendte eller nye samarbejdsformer i forbindelse med større udbud, end dit firma kan håndtere alene? Vi viser vores valgte IT-værktøj, der også kan hjælpe dig med at finde de rette partnere.
15.35	Afrunding og opsamling v/ Henrik Werchmeister, direktør, SamAqua
16.00	Tak for i dag Tid til at besøge træfpunkter*

*Oversigt over træfpunkter

• Comcare A/S
• Mercell A/S
• Syddansk Erhvervsskole
• Kontrolenheden mod Social dumping
• Processio ApS
• Provas A/S
• Fredericia Spildevand og Energi A/S
• Middelfart Spildevand A/S
• VandCenter Syd as
• Vand og Affald
• Kerteminde Forsyning A/S
• Nyborg Forsyning & Service A/S
• SamAqua A/S

Praktisk information